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Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch) ist der automatische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Die Daten kommen in einem fest vereinbarten Format an und landen direkt im ERP-System des Empfängers, ohne dass jemand sie abtippt. GS1 Germany beschreibt den Vorteil gegenüber Papier als „die schnelle automatisierte Verarbeitung“. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie das technisch abläuft und wann sich der Aufwand lohnt.

Stand 18.10.2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Was ist EDI im Alltag eines Unternehmens?

Ohne EDI sieht eine Bestellung so aus: Ihr Kunde schickt eine PDF per E-Mail, jemand in Ihrem Vertrieb liest sie und erfasst Artikel, Mengen und Liefertermine von Hand im ERP. Mit EDI erzeugt das ERP Ihres Kunden eine strukturierte Datei, schickt sie an Ihr System, und dort entsteht der Auftrag ohne Handarbeit.

Auf das Wort „strukturiert“ kommt es an. Eine PDF ist für Menschen gemacht, eine EDI-Nachricht für Maschinen. In ihr hat jedes Feld einen festen Platz und eine feste Bedeutung: Hier steht die Artikelnummer, dort die Menge, dort die Mengeneinheit. Darum kann ein Programm die Nachricht zuverlässig lesen.

EDI ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Verfahren. Dazu gehören immer drei Dinge:

  • ein Format, also die Sprache, in der die Daten geschrieben sind,
  • ein Übertragungsweg, also der Kanal, über den die Datei reist,
  • eine Absprache zwischen den Partnern, welche Nachrichten in welcher Ausprägung ausgetauscht werden. Großkunden legen das meist in einem EDI-Leitfaden fest.

Wie funktioniert EDI technisch?

Der Weg einer Nachricht hat vier Stationen:

  1. Export aus dem ERP des Absenders: Das System des Kunden erzeugt die Bestellung in seinem internen Format.
  2. Umwandlung in das vereinbarte EDI-Format: Diesen Schritt nennt man Konvertierung oder Mapping. Ein Mapping ist die Regel, welches Feld wohin gehört.
  3. Übertragung über einen gesicherten Kanal zum Empfänger.
  4. Umwandlung beim Empfänger in sein internes Format und Übergabe an sein ERP.

GS1 Germany nennt zwei Wege, die Schritte 2 bis 4 zu organisieren: „über einen eigenen Konverter oder über einen Dienstleister (EDI-Clearing)“. Ein Clearing-Center ist ein Dienstleister, der die Umwandlung und den Versand für Sie übernimmt und meist je Partner abrechnet.

Format und Übertragungsweg sind zwei verschiedene Fragen

Viele Missverständnisse in EDI-Projekten entstehen, weil Format und Übertragungsweg verwechselt werden. Wenn Ihr Kunde „EDIFACT über OFTP2“ verlangt, sind das zwei getrennte Vorgaben.

Das Format bestimmt, wie die Daten aussehen. Verbreitet sind:

  • UN/EDIFACT, der internationale Standard der Vereinten Nationen, dessen Syntax in der Norm ISO 9735 festgelegt ist,
  • EANCOM, eine Untermenge von EDIFACT, die GS1 vor allem für Handel und Konsumgüter pflegt,
  • die VDA-Formate der deutschen Automobilindustrie,
  • X12, ein Standard des von ANSI akkreditierten US-Gremiums X12,
  • daneben XML, CSV oder JSON nach Absprache.

Der Übertragungsweg bestimmt, wie die Datei vom einen Server zum anderen kommt. Beispiele sind AS2 (HTTP-basiert, beschrieben in RFC 4130), OFTP2 (in der Autoindustrie verbreitet, beschrieben in RFC 5024), SFTP oder eine Web-Schnittstelle. Einen Vergleich finden Sie unter EDI-Übertragungswege.

So sieht ein kurzer Ausschnitt einer EDIFACT-Bestellung aus. Die Kennungen sind fiktiv (GS1-Präfix 952 ist für Beispiele reserviert):

UNH+1+ORDERS:D:96A:UN'
BGM+220+B-4711+9'
DTM+137:20261016:102'
NAD+BY+9520000000011::9'
LIN+1++9520000000028:SRV'
QTY+21:240'

Ein Mensch liest daraus mit etwas Übung: Bestellung Nummer B-4711 vom 16.10.2026, Besteller mit der GLN 9520000000011, Position 1, Artikel 9520000000028, Menge 240. Für das ERP ist die Datei ohne Interpretation verarbeitbar.

Bestellung, Lieferavis und Rechnung als Beispiele

Die meisten EDI-Anbindungen beginnen mit drei Nachrichten, die einen Auftrag von Anfang bis Ende abbilden. GS1 Germany nennt genau diese drei als typische Beispiele:

Dokument EDIFACT-Name Wer schickt es? Was passiert damit?
Bestellung ORDERS Kunde an Lieferant wird beim Lieferanten zum Kundenauftrag
Lieferavis DESADV Lieferant an Kunde kündigt Ware, Packstücke und Lieferscheinnummer an, bevor der Lkw da ist
Rechnung INVOIC Lieferant an Kunde wird beim Kunden automatisch geprüft und gebucht

In der Automobilindustrie kommt der Lieferabruf dazu: Der Kunde schickt keine Einzelbestellungen, sondern regelmäßig aktualisierte Bedarfe für die nächsten Wochen. Welche Nachrichten es sonst gibt, steht unter EDI-Nachrichtenarten.

Nutzen und Aufwand von EDI

Der Nutzen liegt vor allem in der Prozessqualität. GS1 Germany nennt unter anderem weniger Kommunikationsfehler, schnellere Abläufe und eine geringe Fehlerquote bei gebuchten Belegen. Im Alltag heißt das: keine Tippfehler bei Artikelnummern, Lieferavise, die beim Kunden vor der Ware eintreffen, und Rechnungen, die ohne Rückfragen durchlaufen.

Auf der anderen Seite steht ein Aufwand, der oft unterschätzt wird:

  • Leitfaden lesen: Jeder Großkunde hat eigene Vorgaben, welche Felder Pflicht sind und welche Codes gelten.
  • Mapping bauen zwischen dem EDI-Format und Ihrem ERP, für jede Nachrichtenart und Richtung.
  • ERP-Schnittstelle schaffen, über die Aufträge hinein und Lieferscheine und Rechnungen hinaus gelangen.
  • Übertragungsweg einrichten, einschließlich Kennungen und Zertifikaten.
  • Testphase mit dem Partner, bis er die Anbindung freigibt.
  • Betrieb: Fehler beheben, Zertifikate erneuern, Änderungen des Partners nachziehen.

Was das in Euro bedeutet, hängt stark vom gewählten Weg und der Zahl Ihrer Partner ab. Eine Übersicht mit belegten Preisen finden Sie unter Was kostet eine EDI-Anbindung?.

Wann lohnt sich EDI?

In vielen Fällen stellt sich die Frage nicht: Ein großer Kunde verlangt EDI, und ohne Anbindung verlieren Sie den Auftrag. Was Sie dann tun können, beschreibt Mein Kunde verlangt EDI.

Wenn Sie frei entscheiden, helfen diese Anhaltspunkte:

  • Wenige Belege von einem einzigen Händler: Hier genügt oft Web-EDI. Dabei tippen Sie die Daten in ein Portal im Browser. GS1 Germany beschreibt WebEDI als Lösung für Unternehmen, die „über kein eigenes EDI-fähiges System verfügen“. Das ist günstig, aber wieder Handarbeit.
  • Viele Belege oder mehrere Partner: Je öfter dieselbe Nachricht anfällt, desto mehr spart die Automatisierung.
  • Lieferabrufe in der Autoindustrie: Abrufe ändern sich laufend. Wer sie von Hand pflegt, riskiert falsche Liefermengen.
  • Rechnungen: Mit der E-Rechnung wächst der Druck, Rechnungen strukturiert zu übermitteln. Den Unterschied zwischen EDI und E-Rechnung erklärt EDI, Web-EDI und E-Rechnung.

So passt edi-service.eu dazu

edi-service.eu ist eine EDI-Software, die Sie als Mietlizenz auf Ihrem eigenen Debian-13-Server betreiben. Eine KI, für die Sie selbst einen Vertrag mit einem Anbieter wie Anthropic oder OpenAI abschließen, richtet die Anbindungen nach den Unterlagen Ihrer Partner ein, zuerst im Testbetrieb. Es verarbeitet EDIFACT, VDA, XML, CSV und JSON über OFTP2, AS2, SFTP, HTTPS und E-Mail, eingehend und ausgehend. X.400, VAN-Postfächer, ein Web-EDI-Portal und Peppol gehören nicht dazu. Den Preis finden Sie auf der Startseite.

Häufige Fragen

Was bedeutet EDI auf Deutsch?

EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist der Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den Systemen zweier Firmen. Eine E-Mail mit PDF-Anhang ist im engeren Sinn kein EDI, weil ein Mensch die Daten noch abtippen muss.

Brauche ich für EDI ein ERP-System?

Für echtes EDI brauchen Sie ein System, in dem die Daten ohne Handarbeit landen. Das kann ein großes ERP oder eine kleinere Warenwirtschaft sein, sofern sie eine Schnittstelle für Import und Export hat. Ohne solches System bleibt meist nur Web-EDI.

Was ist der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT?

EDI ist das Verfahren, EDIFACT ist eines der Formate dafür. Sie können EDI auch mit VDA-Formaten, X12, XML oder CSV betreiben. Welches Format gilt, gibt in der Regel der Partner in seinem EDI-Leitfaden vor.

Wie lange dauert eine EDI-Anbindung?

Das hängt vor allem von der Testphase mit dem Partner und der ERP-Schnittstelle ab. Selten ist die Technik selbst der Engpass. Wartezeiten auf Testdaten, Rückfragen zum Leitfaden und die Freigabe durch den Partner bestimmen den Zeitplan.

Ist EDI dasselbe wie E-Rechnung?

Nein. E-Rechnung betrifft nur Rechnungen und folgt eigenen Normen wie XRechnung oder ZUGFeRD. EDI umfasst den ganzen Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung. Wie beides zusammenhängt, erklärt die Seite zu EDI und E-Rechnung.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Anforderungen zu edi-service.eu passen, können Sie eine Anfrage stellen.

Quellen

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