NL

Start / Kennisbank / Wat is EDI?

Wat is EDI?

EDI (Electronic Data Interchange, in het Nederlands elektronische gegevensuitwisseling) is de automatische uitwisseling van zakelijke documenten zoals orders, verzendberichten en facturen tussen de IT-systemen van twee bedrijven. De gegevens komen binnen in een vooraf afgesproken formaat en belanden direct in het ERP-systeem van de ontvanger, zonder dat iemand ze overtypt. GS1 Germany noemt als voordeel ten opzichte van papier “de snelle geautomatiseerde verwerking”. Op deze pagina leest u hoe dat technisch verloopt en wanneer de inspanning loont.

Stand 18 oktober 2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Wat is EDI in de dagelijkse praktijk van een bedrijf?

Zonder EDI ziet een order er zo uit: uw klant stuurt een pdf per e-mail, iemand op uw verkoopafdeling leest die en voert artikelen, aantallen en leverdata met de hand in het ERP in. Met EDI maakt het ERP van uw klant een gestructureerd bestand aan, stuurt dat naar uw systeem, en daar ontstaat de verkooporder zonder handwerk.

Het woord “gestructureerd” is de kern. Een pdf is gemaakt voor mensen, een EDI-bericht voor machines. Elk veld heeft een vaste plaats en een vaste betekenis: hier het artikelnummer, daar het aantal, daar de eenheid. Daardoor kan een programma het bericht betrouwbaar lezen.

EDI is geen afzonderlijk product, maar een werkwijze. Daar horen altijd drie dingen bij:

  • een formaat, de taal waarin de gegevens zijn geschreven,
  • een communicatieprotocol, het kanaal waarlangs het bestand reist,
  • een afspraak tussen de partners over welke berichten in welke vorm worden uitgewisseld. Grote klanten leggen dat meestal vast in een EDI-handleiding (ook wel implementatiegids of specificatie genoemd).

Hoe werkt EDI technisch?

Een bericht passeert vier stations:

  1. Export uit het ERP van de afzender: het systeem van de klant maakt de order aan in zijn interne formaat.
  2. Omzetting naar het afgesproken EDI-formaat: deze stap heet conversie of mapping. Een mapping is de regel die bepaalt welk veld waar hoort.
  3. Verzending over een beveiligd kanaal naar de ontvanger.
  4. Omzetting bij de ontvanger naar zijn interne formaat en overdracht aan zijn ERP.

GS1 Germany noemt twee manieren om de stappen 2 tot en met 4 te organiseren: “met een eigen converter of via een dienstverlener (EDI-clearing)”. Een EDI-dienstverlener (in Duitsland Clearing-Center genoemd) neemt de conversie en de verzending voor u over en rekent meestal per partner af.

Formaat en protocol zijn twee verschillende vragen

Veel misverstanden in EDI-projecten ontstaan doordat formaat en communicatieprotocol door elkaar worden gehaald. Als uw klant “EDIFACT via OFTP2” eist, zijn dat twee afzonderlijke eisen.

Het formaat bepaalt hoe de gegevens eruitzien. Veel gebruikt zijn:

  • UN/EDIFACT, de internationale standaard van de Verenigde Naties, waarvan de syntaxis is vastgelegd in de norm ISO 9735,
  • EANCOM, een subset van EDIFACT die GS1 vooral voor de handel en consumentengoederen beheert,
  • de VDA-formaten van de Duitse auto-industrie,
  • X12, een standaard van de door ANSI geaccrediteerde Amerikaanse organisatie X12,
  • daarnaast XML, CSV of JSON in overleg.

Het communicatieprotocol bepaalt hoe het bestand van de ene server naar de andere komt. Voorbeelden zijn AS2 (gebaseerd op HTTP, beschreven in RFC 4130), OFTP2 (veel gebruikt in de auto-industrie, beschreven in RFC 5024), SFTP of een webinterface. Een vergelijking vindt u onder EDI-communicatieprotocollen.

Zo ziet een kort fragment van een EDIFACT-order eruit. De codes zijn fictief (GS1-prefix 952 is gereserveerd voor voorbeelden):

UNH+1+ORDERS:D:96A:UN'
BGM+220+B-4711+9'
DTM+137:20261016:102'
NAD+BY+9520000000011::9'
LIN+1++9520000000028:SRV'
QTY+21:240'

Met wat oefening leest een mens hierin: order nummer B-4711 van 16 oktober 2026, besteller met GLN 9520000000011, regel 1, artikel 9520000000028, aantal 240. Het ERP kan het bestand zonder interpretatie verwerken.

Order, verzendbericht en factuur als voorbeeld

De meeste EDI-koppelingen beginnen met drie berichten die een order van begin tot eind afdekken. GS1 Germany noemt precies deze drie als typische voorbeelden; GS1 Nederland gebruikt de namen orderbericht, verzendbericht en factuurbericht:

Document EDIFACT-naam Wie stuurt het? Wat gebeurt ermee?
Orderbericht ORDERS klant aan leverancier wordt bij de leverancier een verkooporder
Verzendbericht (pakbonbericht) DESADV leverancier aan klant kondigt goederen, colli en pakbonnummer aan voordat de vrachtwagen er is
Factuurbericht INVOIC leverancier aan klant wordt bij de klant automatisch gecontroleerd en geboekt

In de auto-industrie komt daar het leverschema bij (ook afroep genoemd): de klant stuurt geen losse orders, maar regelmatig bijgewerkte behoeften voor de komende weken. Welke berichten er verder zijn, staat onder EDI-berichten.

Voordelen en inspanning van EDI

Het voordeel zit vooral in de kwaliteit van het proces. GS1 Germany noemt onder meer minder communicatiefouten, snellere processen en een laag foutpercentage bij geboekte documenten. In de praktijk betekent dat: geen typefouten in artikelnummers, verzendberichten die vóór de goederen bij de klant aankomen en facturen die zonder vragen worden verwerkt.

Daartegenover staat een inspanning die vaak wordt onderschat:

  • Handleiding lezen: elke grote klant heeft eigen eisen over verplichte velden en geldige codes.
  • Mapping bouwen tussen het EDI-formaat en uw ERP, voor elk berichttype en elke richting.
  • ERP-koppeling realiseren, waarlangs orders binnenkomen en pakbonnen en facturen naar buiten gaan.
  • Communicatieprotocol inrichten, inclusief identificaties en certificaten.
  • Testfase met de partner, tot die de koppeling goedkeurt.
  • Beheer: fouten oplossen, certificaten vernieuwen, wijzigingen van de partner doorvoeren.

Wat dat in euro's betekent, hangt sterk af van de gekozen route en het aantal partners. Een overzicht met onderbouwde prijzen vindt u onder Wat kost een EDI-koppeling?.

Wanneer loont EDI?

Vaak is dat geen vraag: een grote klant eist EDI, en zonder koppeling verliest u de order. Wat u dan kunt doen, staat onder Mijn klant eist EDI.

Als u zelf mag kiezen, helpen deze aanknopingspunten:

  • Weinig documenten van één afnemer: vaak volstaat WebEDI. Daarbij typt u de gegevens in een portaal in de browser. GS1 Germany beschrijft WebEDI als oplossing voor bedrijven die “geen eigen EDI-geschikt systeem hebben”. Dat is goedkoop, maar weer handwerk.
  • Veel documenten of meerdere partners: hoe vaker hetzelfde bericht voorkomt, hoe meer automatisering bespaart.
  • Leverschema's in de auto-industrie: afroepen veranderen voortdurend. Wie ze met de hand bijhoudt, loopt het risico verkeerde aantallen te leveren.
  • Facturen: met de e-factuur groeit de druk om facturen gestructureerd te versturen. Het verschil tussen EDI en e-factuur legt EDI, WebEDI en e-factuur uit.

Hoe edi-service.eu hierin past

edi-service.eu is EDI-software die u met een huurlicentie op uw eigen Debian-13-server draait. Een AI, waarvoor u zelf een contract afsluit met een aanbieder zoals Anthropic of OpenAI, richt de koppelingen in volgens de documentatie van uw partners, eerst in testmodus. Het verwerkt EDIFACT, VDA, XML, CSV en JSON via OFTP2, AS2, SFTP, HTTPS en e-mail, inkomend en uitgaand. X.400, VAN-mailboxen, een WebEDI-portaal en Peppol horen er niet bij. De prijs vindt u op de startpagina.

Veelgestelde vragen

Waar staat EDI voor?

EDI staat voor Electronic Data Interchange, in het Nederlands elektronische gegevensuitwisseling. Bedoeld is de uitwisseling van gestructureerde zakelijke documenten tussen de systemen van twee bedrijven. Een e-mail met een pdf als bijlage is strikt genomen geen EDI, omdat iemand de gegevens nog moet overtypen.

Heb ik voor EDI een ERP-systeem nodig?

Voor echte EDI hebt u een systeem nodig waarin de gegevens zonder handwerk terechtkomen. Dat kan een groot ERP zijn of een kleiner voorraad- en orderbeheersysteem, zolang het een koppeling voor import en export heeft. Zonder zo'n systeem blijft meestal alleen WebEDI over.

Wat is het verschil tussen EDI en EDIFACT?

EDI is de werkwijze, EDIFACT is een van de formaten daarvoor. U kunt EDI ook met VDA-formaten, X12, XML of CSV doen. Welk formaat geldt, bepaalt doorgaans de partner in zijn EDI-handleiding.

Hoe lang duurt een EDI-koppeling?

Dat hangt vooral af van de testfase met de partner en de ERP-koppeling. Zelden is de techniek zelf het knelpunt. Wachten op testgegevens, vragen over de handleiding en de goedkeuring door de partner bepalen de planning.

Is EDI hetzelfde als e-factureren?

Nee. E-factureren gaat alleen over facturen en volgt eigen normen; in Duitsland bijvoorbeeld XRechnung of ZUGFeRD. EDI omvat het hele proces van order tot factuur. Hoe beide samenhangen, legt de pagina over EDI en e-factuur uit.

Wilt u weten of uw eisen bij edi-service.eu passen, dan kunt u een aanvraag indienen.

Bronnen

Aanvraag indienen · Veelgestelde vragen · Alle kennisbankpagina's