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¿Qué es EDI?

EDI (Electronic Data Interchange, en español intercambio electrónico de datos) es el intercambio automático de documentos comerciales, como pedidos, avisos de expedición y facturas, entre los sistemas informáticos de dos empresas. Los datos llegan en un formato acordado de antemano y entran directamente en el ERP del destinatario, sin que nadie tenga que teclearlos. GS1 Germany describe la ventaja frente al papel como «el procesamiento rápido y automatizado» (traducción propia). En esta página verá cómo funciona técnicamente y cuándo compensa el esfuerzo.

Actualizado 18 de octubre de 2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

¿Qué es EDI en el día a día de una empresa?

Sin EDI, un pedido llega así: su cliente envía un PDF por correo electrónico, alguien de su departamento comercial lo lee y graba a mano en el ERP artículos, cantidades y fechas de entrega. Con EDI, el ERP de su cliente genera un fichero estructurado, lo envía a su sistema y allí se crea el pedido de cliente sin trabajo manual.

La palabra clave es «estructurado». Un PDF está hecho para personas; un mensaje EDI, para máquinas. En él cada campo tiene una posición y un significado fijos: aquí va el código de artículo, allí la cantidad, allí la unidad de medida. Por eso un programa puede leer el mensaje sin errores de interpretación.

EDI no es un producto concreto, sino un procedimiento. Siempre incluye tres elementos:

  • un formato, es decir, el idioma en que se escriben los datos,
  • un canal de transmisión, es decir, el camino por el que viaja el fichero,
  • un acuerdo entre los socios comerciales sobre qué mensajes se intercambian y con qué contenido. Los grandes clientes suelen fijarlo en una guía de implementación EDI.

¿Cómo funciona EDI técnicamente?

El recorrido de un mensaje tiene cuatro etapas:

  1. Exportación desde el ERP del emisor: el sistema del cliente genera el pedido en su formato interno.
  2. Conversión al formato EDI acordado: este paso se llama conversión o mapeo. Un mapeo es la regla que dice qué campo va a qué sitio.
  3. Transmisión por un canal seguro hasta el destinatario.
  4. Conversión en el destino a su formato interno y entrega a su ERP.

GS1 Germany menciona dos maneras de organizar los pasos 2 a 4: «con un conversor propio o a través de un proveedor de servicios (EDI-Clearing)» (traducción propia). En Alemania, un «Clearing-Center» es un proveedor de servicios EDI que se encarga de la conversión y del envío y que normalmente factura por socio comercial.

Formato y canal de transmisión son dos cuestiones distintas

Muchos malentendidos en los proyectos EDI surgen porque se confunden formato y canal de transmisión. Si su cliente pide «EDIFACT sobre OFTP2», son dos requisitos separados.

El formato determina el aspecto de los datos. Los más extendidos son:

  • UN/EDIFACT, la norma internacional de las Naciones Unidas, cuya sintaxis fija la norma ISO 9735,
  • EANCOM, un subconjunto de EDIFACT que GS1 mantiene sobre todo para la distribución y el gran consumo,
  • los formatos VDA de la industria del automóvil alemana,
  • X12, una norma del organismo estadounidense X12, acreditado por ANSI,
  • además, XML, CSV o JSON según se acuerde.

El canal de transmisión determina cómo llega el fichero de un servidor a otro. Algunos ejemplos son AS2 (basado en HTTP, descrito en el RFC 4130), OFTP2 (extendido en automoción, descrito en el RFC 5024), SFTP o una interfaz web. Encontrará una comparación en Canales de transmisión EDI.

Así se ve un breve extracto de un pedido EDIFACT. Los identificadores son ficticios (el prefijo GS1 952 está reservado para ejemplos):

UNH+1+ORDERS:D:96A:UN'
BGM+220+B-4711+9'
DTM+137:20261016:102'
NAD+BY+9520000000011::9'
LIN+1++9520000000028:SRV'
QTY+21:240'

Con algo de práctica, una persona lee aquí: pedido número B-4711 del 16/10/2026, comprador con el GLN 9520000000011, línea 1, artículo 9520000000028, cantidad 240. Para el ERP, el fichero se puede procesar sin interpretación alguna.

Pedido, aviso de expedición y factura como ejemplos

La mayoría de las conexiones EDI empiezan con tres mensajes que reflejan un pedido de principio a fin. GS1 Germany cita precisamente estos tres como ejemplos típicos:

Documento Nombre EDIFACT ¿Quién lo envía? ¿Qué ocurre con él?
Pedido ORDERS cliente a proveedor se convierte en pedido de cliente en el proveedor
Aviso de expedición DESADV proveedor a cliente anuncia mercancía, bultos y número de albarán antes de que llegue el camión
Factura INVOIC proveedor a cliente el cliente la comprueba y contabiliza automáticamente

En la industria del automóvil se añade el programa de entregas (DELFOR): el cliente no envía pedidos sueltos, sino necesidades actualizadas con regularidad para las próximas semanas. Qué otros mensajes existen se explica en Tipos de mensajes EDI.

Ventajas y esfuerzo de EDI

La ventaja está sobre todo en la calidad del proceso. GS1 Germany menciona, entre otras cosas, menos errores de comunicación, procesos más rápidos y una tasa de error baja en los documentos contabilizados. En la práctica significa: ningún error al teclear códigos de artículo, avisos de expedición que llegan al cliente antes que la mercancía y facturas que se tramitan sin consultas.

En el otro platillo de la balanza hay un esfuerzo que a menudo se subestima:

  • Leer la guía EDI: cada gran cliente tiene sus propias reglas sobre qué campos son obligatorios y qué códigos valen.
  • Construir el mapeo entre el formato EDI y su ERP, para cada tipo de mensaje y cada sentido.
  • Disponer de una interfaz con el ERP por la que entren los pedidos y salgan albaranes y facturas.
  • Configurar el canal de transmisión, con identificadores y certificados.
  • Fase de pruebas con el socio comercial, hasta que este apruebe la conexión.
  • Operación: corregir errores, renovar certificados, adaptar los cambios que haga el socio.

Lo que esto supone en euros depende mucho de la vía elegida y del número de socios. Encontrará un resumen con precios documentados en ¿Cuánto cuesta una conexión EDI?.

¿Cuándo compensa EDI?

En muchos casos la pregunta no se plantea: un gran cliente exige EDI y, sin conexión, usted pierde el pedido. Qué puede hacer entonces lo explica Mi cliente exige EDI.

Si la decisión es libre, estas referencias ayudan:

  • Pocos documentos de un único distribuidor: aquí suele bastar Web-EDI. Usted teclea los datos en un portal desde el navegador. GS1 Germany describe WebEDI como solución para empresas que «no disponen de un sistema propio preparado para EDI» (traducción propia). Es barato, pero vuelve a ser trabajo manual.
  • Muchos documentos o varios socios: cuanto más se repite el mismo mensaje, más ahorra la automatización.
  • Programas de entregas en automoción: cambian continuamente. Quien los mantiene a mano corre el riesgo de entregar cantidades equivocadas.
  • Facturas: con la factura electrónica crece la presión para transmitir facturas de forma estructurada. La diferencia entre EDI y factura electrónica se explica en EDI, Web-EDI y factura electrónica.

Qué papel tiene edi-service.eu

edi-service.eu es un software EDI que usted utiliza con una licencia en régimen de alquiler en su propio servidor Debian 13. Una IA, para la que usted mismo contrata a un proveedor como Anthropic u OpenAI, configura las conexiones según la documentación de sus socios comerciales, primero en modo TEST. Procesa EDIFACT, VDA, XML, CSV y JSON sobre OFTP2, AS2, SFTP, HTTPS y correo electrónico, de entrada y de salida. No incluye X.400, buzones VAN, un portal Web-EDI ni Peppol. El precio figura en la página de inicio.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa EDI?

EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, en español intercambio electrónico de datos. Se refiere al intercambio de documentos comerciales estructurados entre los sistemas de dos empresas. Un correo electrónico con un PDF adjunto no es EDI en sentido estricto, porque una persona todavía tiene que teclear los datos.

¿Necesito un ERP para trabajar con EDI?

Para un EDI real necesita un sistema en el que los datos entren sin trabajo manual. Puede ser un gran ERP o un programa de gestión más pequeño, siempre que tenga una interfaz de importación y exportación. Sin un sistema así, normalmente solo queda Web-EDI.

¿Qué diferencia hay entre EDI y EDIFACT?

EDI es el procedimiento; EDIFACT es uno de sus formatos. También puede hacer EDI con formatos VDA, X12, XML o CSV. Qué formato se aplica lo fija normalmente el socio comercial en su guía EDI.

¿Cuánto tarda una conexión EDI?

Depende sobre todo de la fase de pruebas con el socio y de la interfaz con el ERP. Rara vez la técnica es el cuello de botella. Las esperas por datos de prueba, las consultas sobre la guía y la aprobación del socio marcan el calendario.

¿EDI es lo mismo que factura electrónica?

No. La factura electrónica solo afecta a las facturas y sigue sus propias normas, en Alemania por ejemplo XRechnung o ZUGFeRD. EDI abarca todo el proceso, desde el pedido hasta la factura. Cómo se relacionan ambos lo explica la página sobre EDI y factura electrónica.

Si quiere saber si sus requisitos encajan con edi-service.eu, puede enviar una solicitud.

Fuentes

Enviar una solicitud · Preguntas frecuentes · Todos los artículos de la guía