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EDI oder Web-EDI, und was ist eine E-Rechnung?

Bei EDI tauschen zwei Systeme Geschäftsbelege direkt und automatisch aus, bei Web-EDI tippt ein Mensch die Daten in ein Portal ein. Die E-Rechnung ist etwas anderes: ein im Umsatzsteuergesetz definiertes Rechnungsformat, das nur die Rechnung betrifft, nicht Bestellung oder Lieferavis. Die drei Begriffe überschneiden sich, weil eine EDI-Rechnung auch eine E-Rechnung sein kann. Diese Seite ordnet sie ein und zeigt, was die E-Rechnungspflicht für bestehende EDI-Verfahren bedeutet.

Stand 18.10.2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Was EDI leistet

EDI (Electronic Data Interchange) heißt: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen gehen als strukturierte Datei von Ihrem ERP zum ERP Ihres Partners. Niemand tippt etwas ab. Format und Inhalt legt meist der größere Partner in seinem Leitfaden fest, häufig EDIFACT (siehe EDIFACT erklärt) oder in der Automobilindustrie VDA. Übertragen wird über Wege wie AS2, OFTP2 oder SFTP; eine Übersicht steht unter Übertragungswege.

Der Vorteil liegt im ganzen Ablauf: Die Bestellung landet ohne Erfassung im Auftragssystem, das Lieferavis entsteht aus dem Versand, die Rechnung aus der Faktura. Welche Nachrichtenarten dabei üblich sind, erklärt die Seite Nachrichtenarten.

Web-EDI ersetzt die Schnittstelle durch ein Portal

Web-EDI ist ein Webportal, meist vom Kunden oder einem Dienstleister betrieben. Sie sehen dort die Bestellungen Ihres Kunden und erfassen Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung von Hand. Das Portal wandelt Ihre Eingaben in EDI-Nachrichten um und schickt sie an den Kunden.

Für den Kunden ist das EDI, für Sie ist es Abtippen. Ihr ERP bekommt davon nichts mit, jede Bestellung muss also zusätzlich im eigenen System angelegt werden. Dafür ist Web-EDI günstig und schnell eingerichtet: Ein Clearing-Center wie cctop verlangt laut Preisliste 60 bis 110 € im Monat ohne Einrichtungsgebühr, manche Händlerportale sind für Lieferanten kostenlos. Bei wenigen Belegen im Monat und einem einzigen Kunden ist das oft die vernünftigste Lösung. Bei vielen Belegen oder mehreren Kunden mit eigenen Portalen wächst der Erfassungsaufwand mit jedem Beleg.

Die E-Rechnung nach EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Ein PDF ist also keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt.

Das Gesetz lässt zwei Arten von Formaten zu:

  1. Formate nach der europäischen Norm EN 16931. Das BMF nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
  2. Vereinbarte Formate. Aussteller und Empfänger können ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich daraus die gesetzlich nötigen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach der Norm übertragen lassen.

XRechnung betreibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Sie setzt das Datenmodell der EN 16931 um und erlaubt zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil.

ZUGFeRD kommt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das es unter dem Namen ZUGFeRD/Factur-X führt. Es ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3 zum Lesen, in das dieselbe Rechnung als XML eingebettet ist. Weichen beide Teile voneinander ab, gilt nach Auffassung des BMF der strukturierte XML-Teil.

Peppol als Netz für E-Rechnungen

Peppol ist kein Dateiformat, sondern ein Netz mit gemeinsamen Regeln für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Getragen wird es von OpenPeppol, einem gemeinnützigen Verband nach belgischem Recht. Unternehmen senden und empfangen über einen akkreditierten Peppol-Dienstleister ihrer Wahl. Technisch läuft die Übertragung über ein AS4-Profil, gefunden werden die Empfänger über die Verzeichnisdienste SML und SMP.

Für den Inhalt heißt das: Peppol transportiert E-Rechnungen, EDI-Nachrichten reisen dagegen meist über AS2, OFTP2 oder SFTP direkt zwischen den Partnern. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Laut BMF kommen E-Mail, Schnittstelle, Portal-Download und andere Wege in Betracht; welcher gilt, klären die Vertragspartner untereinander.

Fristen der E-Rechnungspflicht und was mit EDI passiert

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Für die Ausstellung gelten nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums Übergangsfristen:

Zeitraum Was laut BMF gilt
seit 1.1.2025 Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
1.1.2025 bis 31.12.2026 Statt einer E-Rechnung darf jeder Aussteller eine sonstige Rechnung schicken: Papier immer, PDF und andere Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
bis 31.12.2027 Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen.
bis 31.12.2027 Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf weiter genutzt werden.
ab 1.1.2028 Alle Übergangsfristen sind abgelaufen. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind dann als E-Rechnung auszustellen, Ausnahmen siehe unten.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Fahrausweise. Die Einzelheiten stehen in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.

Darf eine EDIFACT-Rechnung (INVOIC) nach 2027 weiterlaufen? Nach Auffassung des BMF ist das möglich, wenn sie die Bedingungen für ein vereinbartes Format erfüllt: Aus der Nachricht müssen sich alle umsatzsteuerlich nötigen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Das BMF schreibt dazu wörtlich, dass „z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden“ können. Ob Ihr konkretes Verfahren das erfüllt, hängt vom Inhalt Ihrer Rechnungsnachricht und der Vereinbarung mit dem Partner ab.

Hinweis: Diese Seite ist keine Steuerberatung. Für Ihren Fall ist Ihre Steuerberatung zuständig.

EDI oder Web-EDI oder E-Rechnung: der Vergleich

EDI Web-EDI E-Rechnung
Betrifft alle Belege (Bestellung, Lieferavis, Rechnung, Abrufe) alle Belege, die das Portal anbietet nur die Rechnung
Erfassung automatisch aus dem ERP von Hand im Portal automatisch oder per Rechnungsprogramm
ERP-Anbindung ja nein je nach Lösung
Format vom Partner vorgegeben, z. B. EDIFACT, VDA entfällt für Sie EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) oder vereinbartes Format
Gesetzliche Pflicht keine, aber vom Kunden verlangt keine für inländische B2B-Umsätze mit Übergangsfristen
Typischer Fall viele Belege, mehrere Partner wenige Belege, ein Kunde jedes Unternehmen, spätestens ab 2028

Wer bereits EDI-Rechnungen mit einem Partner austauscht, braucht für diesen Partner meist keinen zweiten Weg. Wer nur Rechnungen strukturiert verschicken muss und keine Bestellungen oder Lieferavise automatisch verarbeitet, kommt mit einer E-Rechnungslösung aus und braucht nicht unbedingt EDI.

Was edi-service.eu davon abdeckt

edi-service.eu ist EDI-Software, die auf Ihrem eigenen Server läuft und deren Einrichtung eine KI übernimmt. Ein Web-EDI-Portal für Ihre Partner gehört nicht dazu, ebenso wenig ein Zugang zum Peppol-Netz. Die Rechnung an Ihren Partner (INVOIC) erzeugt die Plattform aus den Daten Ihres ERP und sendet sie über den vereinbarten Übertragungsweg. Was der Festpreis umfasst, steht unter Preis. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Fall passt, können Sie eine Anfrage stellen.

Häufige Fragen

Ist eine EDI-Rechnung eine E-Rechnung?

Sie kann eine sein. Nach § 14 UStG dürfen Aussteller und Empfänger ein eigenes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich die nötigen Angaben vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Das BMF nennt EDIFACT ausdrücklich als Beispiel. EDI-Verfahren, die das nicht erfüllen, sind nur bis Ende 2027 zulässig.

Reicht Web-EDI für die E-Rechnungspflicht?

Das hängt davon ab, was das Portal an den Empfänger schickt. Erzeugt es eine strukturierte Rechnung in einem zulässigen Format, erfüllt diese die Anforderungen. Klären Sie das mit dem Portalbetreiber und Ihrer Steuerberatung.

Brauche ich Peppol für die E-Rechnung in Deutschland?

Nein. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor; laut BMF genügt zum Beispiel der Versand per E-Mail. Peppol ist ein Weg unter mehreren und wird vor allem genutzt, wenn Partner darüber erreichbar sein wollen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbaren Bildteil. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Beide erfüllen laut BMF die Anforderungen an eine E-Rechnung, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Muss ich EDI einführen, weil die E-Rechnung kommt?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen. EDI wird meist nötig, weil ein Kunde Bestellungen, Lieferavise oder Abrufe elektronisch austauschen will. Was dann zu tun ist, beschreibt die Seite Mein Kunde verlangt EDI.

Quellen

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