PL

Start / Baza wiedzy / EDI, Web-EDI, e-faktura

EDI czy Web-EDI i czym jest e-faktura?

W EDI dwa systemy wymieniają dokumenty handlowe bezpośrednio i automatycznie, w Web-EDI człowiek wpisuje dane do portalu. E-faktura to coś innego: format faktury zdefiniowany w przepisach o VAT, który dotyczy tylko faktury, a nie zamówienia czy awizo wysyłki. Te trzy pojęcia się przenikają, bo faktura EDI może być jednocześnie e-fakturą. Ta strona je porządkuje i pokazuje, co niemiecki obowiązek e-faktur oznacza dla istniejących procedur EDI. Przepisy niemieckie opisujemy dla czytelników, którzy wystawiają faktury w Niemczech lub współpracują z niemieckimi partnerami.

Stan na 18 października 2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Co daje EDI

EDI (Electronic Data Interchange) oznacza, że zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki i faktury przechodzą jako ustrukturyzowany plik z Państwa ERP do ERP partnera. Nikt niczego nie przepisuje. Format i treść określa zwykle większy partner w swojej specyfikacji, często EDIFACT (zob. EDIFACT w praktyce), a w motoryzacji VDA. Transmisja odbywa się kanałami takimi jak AS2, OFTP2 lub SFTP; przegląd na stronie Kanały transmisji.

Korzyść dotyczy całego procesu: zamówienie trafia do systemu zleceń bez wprowadzania, awizo wysyłki powstaje z wysyłki, a faktura z modułu fakturowania. Jakie rodzaje komunikatów są przy tym typowe, wyjaśnia strona Rodzaje komunikatów.

Web-EDI zastępuje interfejs portalem

Web-EDI to portal internetowy, prowadzony zwykle przez klienta lub usługodawcę. Widzą w nim Państwo zamówienia klienta i ręcznie wprowadzają potwierdzenie zamówienia, awizo wysyłki i fakturę. Portal przekształca te dane w komunikaty EDI i wysyła je do klienta.

Dla klienta to jest EDI, dla Państwa przepisywanie. Państwa ERP nic o tym nie wie, więc każde zamówienie trzeba dodatkowo założyć we własnym systemie. W zamian Web-EDI jest tanie i szybko gotowe: niemiecki operator EDI cctop pobiera według cennika od 60 do 110 € miesięcznie bez opłaty za uruchomienie, niektóre portale sieci handlowych są dla dostawców bezpłatne. Przy niewielu dokumentach miesięcznie i jednym kliencie to często najrozsądniejsze rozwiązanie. Przy wielu dokumentach lub kilku klientach z własnymi portalami nakład pracy rośnie z każdym dokumentem.

E-faktura według EN 16931, XRechnung i ZUGFeRD (Niemcy)

E-faktura to według § 14 ust. 1 niemieckiej ustawy o VAT (UStG) faktura, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht” (wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym elektroniczne przetwarzanie). PDF nie jest więc e-fakturą, nawet jeśli przychodzi e-mailem.

Ustawa dopuszcza dwa rodzaje formatów:

  1. Formaty zgodne z europejską normą EN 16931. Niemieckie Ministerstwo Finansów (BMF) wymienia wprost XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL.
  2. Formaty uzgodnione. Wystawca i odbiorca mogą uzgodnić inny ustrukturyzowany format, jeśli wymagane prawem dane da się z niego poprawnie i w pełni przenieść do formatu zgodnego z normą.

XRechnung prowadzi Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) na zlecenie niemieckiej Rady Planowania IT. Format realizuje model danych EN 16931 i dopuszcza dwie składnie: UBL 2.1 i UN/CEFACT CII. XRechnung to czysty plik XML bez części graficznej.

ZUGFeRD pochodzi od Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), które prowadzi go pod nazwą ZUGFeRD/Factur-X. To format hybrydowy: PDF/A-3 do czytania, w którym ta sama faktura jest osadzona jako XML. Jeśli obie części się różnią, według BMF obowiązuje ustrukturyzowana część XML.

Peppol jako sieć dla e-faktur

Peppol nie jest formatem pliku, lecz siecią ze wspólnymi regułami wymiany dokumentów handlowych. Prowadzi ją OpenPeppol, stowarzyszenie non-profit prawa belgijskiego. Firmy wysyłają i odbierają dokumenty przez wybranego, akredytowanego dostawcę usług Peppol. Technicznie transmisja odbywa się przez profil AS4, a odbiorców odnajduje się przez usługi katalogowe SML i SMP.

Dla treści oznacza to: Peppol przenosi e-faktury, a komunikaty EDI podróżują zwykle przez AS2, OFTP2 lub SFTP bezpośrednio między partnerami. Niemiecka ustawa nie narzuca kanału przesyłania. Według BMF w grę wchodzą e-mail, interfejs, pobranie z portalu i inne drogi; który obowiązuje, ustalają strony umowy.

Terminy obowiązku e-faktur w Niemczech i co dzieje się z EDI

Od 1 stycznia 2025 roku przy transakcjach między przedsiębiorcami krajowymi w Niemczech co do zasady należy stosować e-fakturę. Dla wystawiania obowiązują według FAQ niemieckiego Ministerstwa Finansów okresy przejściowe:

Okres Co obowiązuje według BMF
od 1.01.2025 Każde krajowe przedsiębiorstwo musi móc odbierać e-faktury. Wystarczy do tego skrzynka e-mail.
od 1.01.2025 do 31.12.2026 Zamiast e-faktury każdy wystawca może wysłać inną fakturę: papierową zawsze, PDF i inne formaty tylko za zgodą odbiorcy.
do 31.12.2027 Wystawcy z obrotem w poprzednim roku nie wyższym niż 800 000 € mogą nadal wystawiać inne faktury.
do 31.12.2027 Procedura EDI, która nie spełnia i tak wymogów e-faktury, może być nadal stosowana.
od 1.01.2028 Wszystkie okresy przejściowe wygasają. Faktury między przedsiębiorcami krajowymi wystawia się wtedy jako e-faktury, wyjątki poniżej.

Wyjątki dotyczą między innymi faktur na małe kwoty do 250 € brutto i biletów. Szczegóły zawierają pisma BMF z 15 października 2024 roku i 15 października 2025 roku.

Czy faktura EDIFACT (INVOIC) może być stosowana po 2027 roku? Według BMF jest to możliwe, jeśli spełnia warunki formatu uzgodnionego: wszystkie dane wymagane dla VAT muszą dać się poprawnie i w pełni przenieść z komunikatu do formatu zgodnego z EN 16931. BMF pisze dosłownie, że „z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden” mogą (na przykład procedury EDI takie jak EDIFACT mogą nadal służyć do e-faktur). Czy Państwa konkretna procedura to spełnia, zależy od treści komunikatu fakturowego i uzgodnień z partnerem.

W Polsce obowiązują odrębne przepisy: według Ministerstwa Finansów faktury wystawia się obowiązkowo w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku w firmach, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 roku w pozostałych firmach.

Uwaga: ta strona nie stanowi doradztwa podatkowego. W Państwa sprawie właściwy jest doradca podatkowy.

EDI, Web-EDI czy e-faktura: porównanie

EDI Web-EDI E-faktura
Dotyczy wszystkich dokumentów (zamówienie, awizo wysyłki, faktura, harmonogramy) wszystkich dokumentów oferowanych przez portal tylko faktury
Wprowadzanie automatycznie z ERP ręcznie w portalu automatycznie lub w programie do fakturowania
Integracja z ERP tak nie zależnie od rozwiązania
Format określony przez partnera, np. EDIFACT, VDA Państwa nie dotyczy w Niemczech EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) lub format uzgodniony
Obowiązek prawny brak, ale wymagany przez klienta brak w Niemczech dla krajowych transakcji B2B, z okresami przejściowymi
Typowy przypadek wiele dokumentów, kilku partnerów niewiele dokumentów, jeden klient w Niemczech każda firma, najpóźniej od 2028 roku

Kto już wymienia z partnerem faktury przez EDI, zwykle nie potrzebuje dla tego partnera drugiej drogi. Kto musi tylko wysyłać faktury w ustrukturyzowanej postaci, a nie przetwarza automatycznie zamówień ani awiz wysyłki, poradzi sobie z rozwiązaniem do e-faktur i niekoniecznie potrzebuje EDI.

Co z tego obejmuje edi-service.eu

edi-service.eu to oprogramowanie EDI, które działa na Państwa własnym serwerze i którego konfigurację przejmuje AI. Portal Web-EDI dla partnerów nie wchodzi w zakres, podobnie jak dostęp do sieci Peppol czy do KSeF. Fakturę do partnera (INVOIC) platforma tworzy z danych Państwa ERP i wysyła uzgodnionym kanałem transmisji. Co obejmuje stała cena, opisuje sekcja Cena. Jeśli chcą Państwo sprawdzić, czy Państwa przypadek pasuje, można wysłać zapytanie.

Najczęstsze pytania

Czy faktura EDI jest e-fakturą?

Może nią być. Według § 14 niemieckiej ustawy o VAT wystawca i odbiorca mogą uzgodnić własny ustrukturyzowany format, jeśli wymagane dane da się w pełni przenieść do formatu zgodnego z EN 16931. BMF wymienia EDIFACT wprost jako przykład. Procedury EDI, które tego nie spełniają, są w Niemczech dopuszczalne tylko do końca 2027 roku.

Czy Web-EDI wystarczy do spełnienia obowiązku e-faktur?

To zależy od tego, co portal wysyła do odbiorcy. Jeśli tworzy ustrukturyzowaną fakturę w dopuszczalnym formacie, spełnia ona wymagania. Warto to wyjaśnić z operatorem portalu i doradcą podatkowym.

Czy do e-faktury w Niemczech potrzebny jest Peppol?

Nie. Ustawa nie narzuca kanału przesyłania; według BMF wystarczy na przykład wysyłka e-mailem. Peppol to jedna z kilku dróg, używana głównie wtedy, gdy partnerzy chcą być przez nią osiągalni.

Czym różni się XRechnung od ZUGFeRD?

XRechnung to czysty plik XML bez czytelnej części graficznej. ZUGFeRD to PDF z osadzonymi danymi faktury w XML. Według BMF oba spełniają wymagania e-faktury, ZUGFeRD od wersji 2.0.1 i nie w profilach MINIMUM i BASIC-WL.

Czy muszę wprowadzić EDI, bo nadchodzi e-faktura?

Nie. Obowiązek e-faktur dotyczy tylko faktur. EDI staje się zwykle konieczne, bo klient chce wymieniać elektronicznie zamówienia, awiza wysyłki lub harmonogramy dostaw. Co wtedy zrobić, opisuje strona Klient wymaga EDI.

Źródła

Wyślij zapytanie · Najczęstsze pytania · Cała baza wiedzy