NL

Start / Kennisbank / EDI, WebEDI, e-factuur

EDI of WebEDI, en wat is een e-factuur?

Bij EDI wisselen twee systemen zakelijke documenten direct en automatisch uit, bij WebEDI typt een mens de gegevens in een portaal in. De e-factuur is iets anders: een wettelijk gedefinieerd factuurformaat dat alleen de factuur betreft, niet de order of het verzendbericht. De drie begrippen overlappen, omdat een EDI-factuur ook een e-factuur kan zijn. Deze pagina ordent ze en laat zien wat de verplichte e-factuur in Duitsland betekent voor bestaande EDI-procedures.

Stand 18 oktober 2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Wat EDI doet

EDI (Electronic Data Interchange) betekent: orders, orderbevestigingen, verzendberichten en facturen gaan als gestructureerd bestand van uw ERP naar het ERP van uw partner. Niemand typt iets over. Formaat en inhoud legt meestal de grotere partner vast in zijn handleiding, vaak EDIFACT (zie EDIFACT uitgelegd) of in de auto-industrie VDA. Verzonden wordt via protocollen zoals AS2, OFTP2 of SFTP; een overzicht staat onder communicatieprotocollen.

Het voordeel zit in het hele proces: de order komt zonder invoer in het ordersysteem, het verzendbericht ontstaat uit de verzending, de factuur uit de facturatie. Welke berichten daarbij gangbaar zijn, legt de pagina EDI-berichten uit.

WebEDI vervangt de koppeling door een portaal

WebEDI is een webportaal, meestal beheerd door de klant of een dienstverlener. U ziet daar de orders van uw klant en voert orderbevestiging, verzendbericht en factuur met de hand in. Het portaal zet uw invoer om in EDI-berichten en stuurt die naar de klant.

Voor de klant is dat EDI, voor u is het overtypen. Uw ERP merkt er niets van, elke order moet dus ook nog in uw eigen systeem worden aangemaakt. Daar staat tegenover dat WebEDI goedkoop en snel ingericht is: een Duitse EDI-dienstverlener zoals cctop vraagt volgens de prijslijst € 60 tot € 110 per maand zonder inrichtingskosten, sommige portalen van handelsorganisaties zijn voor leveranciers gratis. Bij weinig documenten per maand en één klant is dat vaak de verstandigste oplossing. Bij veel documenten of meerdere klanten met eigen portalen groeit het invoerwerk met elk document.

De e-factuur volgens EN 16931, en in Duitsland XRechnung en ZUGFeRD

Het onderstaande beschrijft de Duitse situatie. Een e-factuur is volgens § 14 lid 1 van de Duitse btw-wet (UStG) een factuur “die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld, verzonden en ontvangen en elektronische verwerking mogelijk maakt”. Een pdf is dus geen e-factuur, ook niet als hij per mail komt.

De wet staat twee soorten formaten toe:

  1. Formaten volgens de Europese norm EN 16931. Het Duitse ministerie van Financiën (BMF) noemt uitdrukkelijk XRechnung en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL.
  2. Overeengekomen formaten. Verzender en ontvanger kunnen een ander gestructureerd formaat afspreken, als de wettelijk vereiste gegevens daaruit juist en volledig naar een formaat volgens de norm kunnen worden overgezet.

XRechnung wordt beheerd door de Duitse Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in opdracht van de IT-Planungsrat. Het implementeert het datamodel van EN 16931 en staat twee syntaxen toe: UBL 2.1 en UN/CEFACT CII. Een XRechnung is een zuiver XML-bestand zonder visueel deel.

ZUGFeRD komt van het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), dat het voert onder de naam ZUGFeRD/Factur-X. Het is een hybride formaat: een PDF/A-3 om te lezen, waarin dezelfde factuur als XML is ingebed. Wijken beide delen van elkaar af, dan geldt volgens het BMF het gestructureerde XML-deel.

Peppol als netwerk voor e-facturen

Peppol is geen bestandsformaat, maar een netwerk met gemeenschappelijke regels voor de uitwisseling van zakelijke documenten. Het wordt gedragen door OpenPeppol, een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht. Bedrijven verzenden en ontvangen via een geaccrediteerde Peppol-dienstverlener naar keuze. Technisch loopt de verzending via een AS4-profiel, ontvangers worden gevonden via de directorydiensten SML en SMP.

Voor de inhoud betekent dat: Peppol vervoert e-facturen, EDI-berichten reizen daarentegen meestal via AS2, OFTP2 of SFTP rechtstreeks tussen de partners. De Duitse wet schrijft geen verzendroute voor. Volgens het BMF komen e-mail, interface, download uit een portaal en andere routes in aanmerking; welke geldt, spreken de contractpartners onderling af.

In België geldt een eigen regeling: sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen uitwisselen, rechtstreeks tussen de software van beide partijen. Details staan op de website van de Belgische overheid over e-facturatie.

Termijnen van de Duitse e-factuurplicht en wat er met EDI gebeurt

Sinds 1 januari 2025 moet bij leveringen tussen in Duitsland gevestigde bedrijven in de regel een e-factuur worden gebruikt. Voor het opstellen gelden volgens de FAQ van het Duitse ministerie van Financiën overgangstermijnen:

Periode Wat volgens het BMF geldt
sinds 1-1-2025 Elk Duits bedrijf moet e-facturen kunnen ontvangen. Een e-mailadres volstaat daarvoor.
1-1-2025 tot en met 31-12-2026 In plaats van een e-factuur mag elke verzender een andere factuur sturen: papier altijd, pdf en andere formaten alleen met instemming van de ontvanger.
tot en met 31-12-2027 Verzenders met een omzet van ten hoogste € 800.000 in het voorgaande jaar mogen andere facturen blijven opstellen.
tot en met 31-12-2027 Een EDI-procedure die niet al aan de eisen voor een e-factuur voldoet, mag verder worden gebruikt.
vanaf 1-1-2028 Alle overgangstermijnen zijn verlopen. Facturen tussen Duitse bedrijven moeten dan als e-factuur worden opgesteld, uitzonderingen zie hieronder.

Uitzonderingen zijn er onder meer voor facturen voor kleine bedragen tot € 250 inclusief btw en voor vervoersbewijzen. De details staan in de BMF-circulaires van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025.

Mag een EDIFACT-factuur (INVOIC) in Duitsland na 2027 blijven lopen? Volgens het BMF is dat mogelijk als ze voldoet aan de voorwaarden voor een overeengekomen formaat: alle voor de btw vereiste gegevens moeten juist en volledig uit het bericht naar een formaat volgens EN 16931 kunnen worden overgezet. Het BMF schrijft daarover letterlijk dat “bijv. EDI-procedures zoals EDIFACT verder voor e-facturen kunnen worden gebruikt”. Of uw procedure daaraan voldoet, hangt af van de inhoud van uw factuurbericht en de afspraak met de partner.

Let op: deze pagina is geen fiscaal advies. Voor uw situatie is uw fiscaal adviseur de aangewezen persoon.

EDI, WebEDI of e-factuur: de vergelijking

EDI WebEDI E-factuur
Betreft alle documenten (order, verzendbericht, factuur, leverschema's) alle documenten die het portaal aanbiedt alleen de factuur
Invoer automatisch uit het ERP met de hand in het portaal automatisch of met een facturatieprogramma
ERP-koppeling ja nee afhankelijk van de oplossing
Formaat voorgeschreven door de partner, bijv. EDIFACT, VDA niet van toepassing voor u EN 16931 (in Duitsland XRechnung, ZUGFeRD) of overeengekomen formaat
Wettelijke plicht geen, maar geëist door de klant geen in Duitsland voor binnenlandse B2B-leveringen met overgangstermijnen, in België sinds 2026
Typisch geval veel documenten, meerdere partners weinig documenten, één klant elk bedrijf waar de plicht geldt

Wie al EDI-facturen met een partner uitwisselt, heeft voor die partner meestal geen tweede route nodig. Wie alleen facturen gestructureerd moet versturen en geen orders of verzendberichten automatisch verwerkt, kan met een e-factuuroplossing toe en heeft niet per se EDI nodig.

Wat edi-service.eu daarvan afdekt

edi-service.eu is EDI-software die op uw eigen server draait en waarvan een AI de inrichting verzorgt. Een WebEDI-portaal voor uw partners hoort er niet bij, evenmin als een aansluiting op het Peppol-netwerk. De factuur aan uw partner (INVOIC) maakt het platform uit de gegevens van uw ERP en verstuurt die via het afgesproken communicatieprotocol. Wat de vaste prijs omvat, staat onder Prijs. Wilt u weten of uw situatie past, dan kunt u een aanvraag indienen.

Veelgestelde vragen

Is een EDI-factuur een e-factuur?

Dat kan. Volgens § 14 van de Duitse btw-wet mogen verzender en ontvanger een eigen gestructureerd formaat afspreken, als de nodige gegevens volledig naar een formaat volgens EN 16931 kunnen worden overgezet. Het BMF noemt EDIFACT uitdrukkelijk als voorbeeld. EDI-procedures die daar niet aan voldoen, zijn in Duitsland alleen tot eind 2027 toegestaan.

Is WebEDI genoeg voor de e-factuurplicht?

Dat hangt af van wat het portaal naar de ontvanger stuurt. Maakt het een gestructureerde factuur in een toegestaan formaat, dan voldoet die aan de eisen. Bespreek dat met de portaalbeheerder en uw fiscaal adviseur.

Heb ik Peppol nodig voor de e-factuur in Duitsland?

Nee. De Duitse wet schrijft geen verzendroute voor; volgens het BMF volstaat bijvoorbeeld verzending per e-mail. Peppol is één route van meerdere en wordt vooral gebruikt als partners daarover bereikbaar willen zijn.

Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?

Een XRechnung is een zuiver XML-bestand zonder leesbaar visueel deel. ZUGFeRD is een pdf waarin de factuurgegevens als XML zijn ingebed. Beide voldoen volgens het BMF aan de eisen voor een e-factuur, bij ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 en niet in de profielen MINIMUM en BASIC-WL.

Moet ik EDI invoeren omdat de e-factuur eraan komt?

Nee. De e-factuurplicht betreft alleen facturen. EDI wordt meestal nodig omdat een klant orders, verzendberichten of leverschema's elektronisch wil uitwisselen. Wat u dan doet, beschrijft de pagina Mijn klant eist EDI.

Bronnen

Aanvraag indienen · Veelgestelde vragen · Alle kennisbankpagina's