Wat EDI betekent
EDI (Electronic Data Interchange) betekent: orders, verzendberichten en facturen gaan niet meer als pdf of op papier heen en weer, maar als gestructureerd bestand rechtstreeks van systeem naar systeem. Uw klant bespaart daarmee invoerwerk en typefouten. Voor u betekent het: de gegevens uit uw ERP moeten in zijn formaat bij hem aankomen, en zijn orders moeten in uw ERP terechtkomen.
Vijf vragen aan uw klant
- Welke berichten? Gebruikelijk zijn het orderbericht (ORDERS), het verzendbericht (DESADV) en het factuurbericht (INVOIC), in de auto-industrie ook leverschema's (VDA 4905 of DELFOR).
- Welk formaat en welke versie? Bijvoorbeeld EDIFACT D.96A, EANCOM of VDA. De handleiding noemt dat meestal op de eerste pagina's.
- Welk communicatieprotocol? AS2, OFTP2, SFTP of een netwerk (VAN), zie communicatieprotocollen vergeleken. Daar horen identificaties bij zoals GLN, Odette-ID of AS2-ID en de uitwisseling van certificaten.
- Hoe verloopt de test, en tot wanneer? Bijna elke klant test met testberichten voordat de koppeling live gaat. Vraag naar contactpersoon, testomgeving en deadline.
- Is een dienstverlener verplicht? Sommige klanten noemen een dienstverlener alleen als aanbeveling, andere schrijven een portaal voor waar u alleen op uitnodiging toegang toe krijgt. Dat bepaalt of u vrij kunt kiezen.
Drie manieren om te koppelen
Webportaal van de klant (WebEDI). U typt orderbevestigingen en facturen in een portaal. Dat kost weinig (bij aanbieders zoals het Duitse cctop € 60 tot € 110 per maand volgens de prijslijst, bij het portaal van sommige handelsorganisaties niets), maar het is handwerk en bereikt uw ERP niet. Geschikt bij weinig documenten en één klant.
EDI-dienstverlener (clearing). De dienstverlener vertaalt tussen uw ERP en uw partners. Er wordt meestal per partner en per berichttype afgerekend: eenmalig voor de inrichting, plus maandelijks. De gegevens lopen via de systemen van de dienstverlener. Gemakkelijk bij weinig partners, met elke extra partner duurder.
Eigen koppeling. EDI-software in uw eigen bedrijf, verbonden met uw ERP. Klassiek een project met licentie en adviesdagen; Duitse vakartikelen noemen voor het eerste project van een middelgrote toeleverancier € 10.000 tot € 40.000 (HDX Solutions, juli 2026). Daar staat tegenover dat de gegevens bij u blijven en elke volgende partner minder kost.
edi-service.eu is een eigen koppeling tegen een vaste prijs: de software draait op uw server, de inrichting doet een AI, en het maandbedrag hangt niet af van het aantal partners.
Waar u op let bij een offerte
- Inrichtingskosten per partner en per berichttype? Reken met uw werkelijke aantal partners, niet met de eerste klant.
- Wat kosten mappingwijzigingen als een partner zijn formaat wijzigt?
- Hoeveel testrondes zijn inbegrepen?
- Zit de ERP-koppeling in de prijs of is het een aparte offerte?
- Minimale looptijd en vooruitbetaling?
- Waar staan uw gegevens, en van wie zijn de mappings als u overstapt?
Wat u nu kunt doen
Leg de handleiding van uw klant klaar en tel hoeveel partners in de komende twee jaar EDI zouden kunnen eisen. Met deze twee gegevens kunt u elke offerte vergelijken. Wilt u weten of edi-service.eu past, stuur ons dan een aanvraag.
Veelgestelde vragen
Moet ik de EDI-dienstverlener nemen die mijn klant aanbeveelt?
Niet altijd. Sommige klanten noemen een dienstverlener alleen als aanbeveling, andere schrijven een portaal voor waar u alleen op uitnodiging toegang toe krijgt. Wat geldt, staat in de handleiding of in de begeleidende brief; vraag bij twijfel direct na.
Hoe lang duurt een EDI-koppeling?
In een klassiek project duurt de eerste koppeling met een grote klant volgens een Duitse vakbron drie tot vier maanden, elke volgende klant vier tot zes weken (dasistweb, april 2026). Daarbij komt de testfase met uw klant. Met edi-service.eu duurt de technische inrichting 30 minuten.
Is het webportaal van mijn klant genoeg?
Bij weinig documenten en één klant is het vaak genoeg. U typt de gegevens wel met de hand in, en niets daarvan komt in uw ERP terecht. Komen er meer klanten met EDI-eisen bij, dan groeit het werk met elk portaal.
Wat leg ik klaar voordat ik offertes opvraag?
De EDI-handleiding van uw klant en een schatting van hoeveel partners in de komende twee jaar EDI zouden kunnen eisen. Met beide gegevens kunnen aanbieders vergelijkbare prijzen noemen, en ziet u of een model per partner of een vaste prijs voordeliger is.