NL

Start / Kennisbank / Checklist EDI-handleiding

Wat staat er in de EDI-handleiding, en hoe controleert u die?

Een EDI-handleiding beschrijft welke berichten uw partner verwacht, in welk formaat, met welke verplichte gegevens en via welk communicatieprotocol. In het Engels heet ze Message Implementation Guide (MIG); in het Nederlands spreekt men ook van implementatiegids of EDI-specificatie, GS1 Nederland gebruikt het woord handleiding. Wie de handleiding vóór de start van het project zorgvuldig leest, voorkomt de meeste vragen en testrondes. De checklist hieronder helpt om niets over het hoofd te zien.

Stand 18 oktober 2026 · fokus it solutions, Jens Musleh

Wat een implementatiehandleiding is

Normen zoals EDIFACT zijn zeer breed opgezet. Een order (ORDERS) kent honderden mogelijke gegevens, waarvan geen enkel bedrijf de meeste nodig heeft. Brancheorganisaties beperken de norm daarom in subsets. EANCOM is bijvoorbeeld de subset van GS1 voor de handel; GS1 beschrijft het als deelverzameling van UN/EDIFACT die alleen de nodige elementen bevat.

De handleiding van uw partner gaat nog een stap verder. Die legt vast welke segmenten hij in zijn eigen systemen werkelijk leest, welke codes hij verwacht en hoe hij fouten meldt. Twee handelsbedrijven die allebei EANCOM-orders sturen, kunnen in details sterk verschillen. Daarom geldt altijd de handleiding van de partner, niet de algemene norm. Meer over de norm zelf staat onder EDIFACT uitgelegd.

Een typische handleiding bevat:

  • een overzicht van de berichttypen en het proces, vaak als schema
  • per bericht een segmentoverzicht met status (verplicht, optioneel, conditioneel)
  • per segment de toegestane qualifiers en codes
  • voorbeeldberichten
  • gegevens over identificaties, communicatieprotocol, test en contactpersonen

Checklist met 20 punten voor uw EDI-handleiding

Loop de handleiding met deze lijst door en noteer bij elk punt de pagina waar het antwoord staat. Wat u niet vindt, vraagt u gebundeld na bij de partner.

  1. Berichttypen: welke berichten gaan in welke richting? Bijvoorbeeld orderbericht (ORDERS) inkomend, verzendbericht (DESADV) en factuurbericht (INVOIC) uitgaand. Een overzicht biedt de pagina EDI-berichten.
  2. Standaard en versie: EDIFACT, EANCOM, VDA, een Global-formaat volgens VDA-aanbeveling of een eigen XML? Bij EDIFACT ook de directory, bijvoorbeeld D.96A of D.01B.
  3. Subset en versie van de handleiding: welke subset geldt, en welke versie van de handleiding hebt u? Handleidingen worden herzien; werk met de actuele versie.
  4. Syntaxis en tekenset: welke syntaxisidentificatie staat in de kop (bijvoorbeeld UNOC), welke scheidingstekens, en is een UNA-segment voorzien?
  5. Verplichte segmenten: markeer alle segmenten en gegevenselementen met status verplicht. Ontbreekt er een, dan weigert het systeem van de partner het bericht vaak.
  6. Conditionele gegevens: sommige gegevens zijn alleen onder voorwaarden verplicht, bijvoorbeeld een batchnummer alleen bij bepaalde artikelen. Leg de voorwaarde vast.
  7. Qualifiers en codelijsten: welke codes verwacht de partner, bijvoorbeeld voor datumsoorten, partnerrollen of eenheden? Gebruik alleen de waarden die in de handleiding staan.
  8. Identificaties van de partijen: u en de partner worden via nummers geïdentificeerd, vaak GLN, Odette-ID of leveranciersnummer. Details onder GLN en andere identificaties.
  9. Artikelnummers: werkt de partner met de GTIN, met zijn eigen materiaalnummer of met uw artikelnummer? Vaak worden er twee tegelijk gevraagd.
  10. Communicatieprotocol: AS2, OFTP2, SFTP of een netwerk? Zie communicatieprotocollen.
  11. Verbindingsgegevens en certificaten: AS2-ID, Odette-ID, adressen, poorten, versleuteling, ondertekening, uitwisseling en looptijd van de certificaten.
  12. Ontvangstbevestigingen: worden technische bevestigingen verwacht, zoals de MDN bij AS2 of de EERP bij OFTP2?
  13. Syntaxiscontrole (CONTRL): eist de partner een CONTRL-bericht? Het bevestigt of verwerpt een verzending op syntaxisniveau. Het wordt aangevraagd via een veld in de UNB-kop.
  14. Inhoudelijke terugmelding (APERAK): stuurt de partner APERAK bij verwerkingsfouten, en moet u er zelf ook sturen? APERAK meldt fouten uit de applicatie, niet uit de verzending.
  15. Nummerreeksen: hoe moeten documentnummers, referenties en het controlenummer in de berichtkop zijn opgebouwd? Mogen ze zich herhalen?
  16. Verwijzingen tussen berichten: welke referentie verbindt verzendbericht en factuur met de order, bijvoorbeeld ordernummer en regelnummer?
  17. Etiketten en SSCC: moet elke pallet of elk collo een SSCC dragen, en moet het etiket overeenkomen met het verzendbericht? GS1 beschrijft de SSCC als wereldwijd uniek nummer voor logistieke eenheden.
  18. Stamgegevens: vooraf af te stemmen zijn vaak afleverlocaties, losplaatsen, artikelkoppelingen en prijzen.
  19. Testverloop en termijnen: hoeveel testrondes, met welke testgegevens, via welke testomgeving? Vanaf wanneer moet de productie draaien?
  20. Contactpersonen en storingen: wie is inhoudelijk en technisch verantwoordelijk, en hoe wordt gehandeld bij storingen of foutieve berichten?

Een kort voorbeeld

Zo ziet het begin van een order in EANCOM-formaat eruit die een handelsbedrijf naar zijn leverancier stuurt. De GLN's zijn fictieve voorbeeldnummers:

UNB+UNOC:3+9520000000028:14+9520000000011:14+261016:0930+00042++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'
NAD+BY+9520000000028::9'
NAD+SU+9520000000011::9'

In de UNB-kop staan afzender, ontvanger, datum, tijd en een controlenummer. De 1 aan het einde van het UNB-segment vraagt om een ontvangstbevestiging. In de NAD-segmenten koppelen de qualifiers BY (koper) en SU (leverancier) de GLN aan een rol. Precies zulke details regelt de handleiding.

Typische valkuilen

  • Verouderde versie. De partner heeft de handleiding herzien, u werkt met een ouder pdf-bestand.
  • Voorbeeld in plaats van regel. Voorbeeldberichten tonen één geval, niet alle. Wat in het voorbeeld ontbreekt, kan toch verplicht zijn.
  • Verwisselde nummers. Uw eigen artikelnummer belandt in het veld voor het nummer van de klant of omgekeerd.
  • Eenheden. Uw ERP rekent in dozen, de partner bestelt per stuk. Zonder omrekening kloppen aantallen en prijzen niet.
  • Bevestigingen vergeten. De verzending loopt, maar de partner wacht op een CONTRL of APERAK en beschouwt het ontbreken als fout.
  • Etiket en verzendbericht komen niet overeen. De SSCC op de pallet komt niet overeen met die in de DESADV, de goederenontvangst stokt.
  • Testgegevens uit productie. Echte orders in de test veroorzaken bij de partner mogelijk echte processen. Spreek af welke omgeving en welke identificaties voor de test gelden.

Zo helpt edi-service.eu bij de handleiding

Bij de onboarding van edi-service.eu uploadt u precies deze handleiding, plus begeleidende brief en voorbeeldbestanden. Een AI leest daaruit berichttypen, standaard en versie, identificaties, communicatieprotocol en testverloop en toont u het resultaat ter bevestiging. U corrigeert alleen wat niet klopt; open punten worden als vraag vastgelegd in plaats van gegokt. Wat de vaste prijs omvat, legt de pagina veelgestelde vragen uit. Hebt u een handleiding en wilt u weten of die bij ons past, dan kunt u een aanvraag indienen.

Veelgestelde vragen

Wat is een EDI-handleiding?

Een EDI-handleiding is de technische eis van uw partner voor de elektronische gegevensuitwisseling. Ze legt berichttypen, formaat, verplichte gegevens, codes, identificaties en communicatieprotocol vast. Andere namen zijn implementatiegids, Message Implementation Guide of EDI-specificatie.

Waar krijg ik de EDI-handleiding van mijn klant?

Vraag erom bij uw contactpersoon voor inkoop of EDI bij de klant. Grote bedrijven stellen de handleiding vaak beschikbaar in een leveranciersportaal of sturen die mee met het verzoek om een EDI-koppeling. Vraag ook om voorbeeldbestanden en de testidentificaties.

Wat is het verschil tussen CONTRL en APERAK?

CONTRL bevestigt of verwerpt een ontvangen verzending op syntaxisniveau. APERAK meldt of de applicatie bij de ontvanger het bericht kon verwerken en noemt inhoudelijke fouten. Welke van de twee uw partner gebruikt, staat in de handleiding.

Hoe lang duurt het om een handleiding te implementeren?

Dat hangt af van omvang, formaat en testverloop van de partner. Duitse vakartikelen noemen voor een koppeling met een grote klant in een klassiek project drie tot vier maanden. Het grootste deel van de tijd gaat vaak op aan de testcyclus met de partner. Meer over inspanning en kosten staat onder Wat kost EDI?.

Bronnen

Aanvraag indienen · Veelgestelde vragen · Alle kennisbankpagina's