# EDI czy Web-EDI i czym jest e-faktura? W EDI dwa systemy wymieniają dokumenty handlowe bezpośrednio i automatycznie, w Web-EDI człowiek wpisuje dane do portalu. E-faktura to coś innego: format faktury zdefiniowany w przepisach o VAT, który dotyczy tylko faktury, a nie zamówienia czy awizo wysyłki. Te trzy pojęcia się przenikają, bo faktura EDI może być jednocześnie e-fakturą. Ta strona je porządkuje i pokazuje, co niemiecki obowiązek e-faktur oznacza dla istniejących procedur EDI. Przepisy niemieckie opisujemy dla czytelników, którzy wystawiają faktury w Niemczech lub współpracują z niemieckimi partnerami. ## Co daje EDI EDI (Electronic Data Interchange) oznacza, że zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki i faktury przechodzą jako ustrukturyzowany plik z Państwa ERP do ERP partnera. Nikt niczego nie przepisuje. Format i treść określa zwykle większy partner w swojej specyfikacji, często EDIFACT (zob. [EDIFACT w praktyce](https://edi-service.eu/pl/baza-wiedzy/edifact/)), a w motoryzacji VDA. Transmisja odbywa się kanałami takimi jak AS2, OFTP2 lub SFTP; przegląd na stronie [Kanały transmisji](https://edi-service.eu/pl/baza-wiedzy/kanaly-transmisji-edi/). Korzyść dotyczy całego procesu: zamówienie trafia do systemu zleceń bez wprowadzania, awizo wysyłki powstaje z wysyłki, a faktura z modułu fakturowania. Jakie rodzaje komunikatów są przy tym typowe, wyjaśnia strona [Rodzaje komunikatów](https://edi-service.eu/pl/baza-wiedzy/rodzaje-komunikatow-edi/). ## Web-EDI zastępuje interfejs portalem Web-EDI to portal internetowy, prowadzony zwykle przez klienta lub usługodawcę. Widzą w nim Państwo zamówienia klienta i ręcznie wprowadzają potwierdzenie zamówienia, awizo wysyłki i fakturę. Portal przekształca te dane w komunikaty EDI i wysyła je do klienta. Dla klienta to jest EDI, dla Państwa przepisywanie. Państwa ERP nic o tym nie wie, więc każde zamówienie trzeba dodatkowo założyć we własnym systemie. W zamian Web-EDI jest tanie i szybko gotowe: niemiecki operator EDI cctop pobiera według cennika od 60 do 110 € miesięcznie bez opłaty za uruchomienie, niektóre portale sieci handlowych są dla dostawców bezpłatne. Przy niewielu dokumentach miesięcznie i jednym kliencie to często najrozsądniejsze rozwiązanie. Przy wielu dokumentach lub kilku klientach z własnymi portalami nakład pracy rośnie z każdym dokumentem. ## E-faktura według EN 16931, XRechnung i ZUGFeRD (Niemcy) E-faktura to według § 14 ust. 1 niemieckiej ustawy o VAT (UStG) faktura, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht” (wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym elektroniczne przetwarzanie). PDF nie jest więc e-fakturą, nawet jeśli przychodzi e-mailem. Ustawa dopuszcza dwa rodzaje formatów: 1. Formaty zgodne z europejską normą EN 16931. Niemieckie Ministerstwo Finansów (BMF) wymienia wprost XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL. 2. Formaty uzgodnione. Wystawca i odbiorca mogą uzgodnić inny ustrukturyzowany format, jeśli wymagane prawem dane da się z niego poprawnie i w pełni przenieść do formatu zgodnego z normą. XRechnung prowadzi Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) na zlecenie niemieckiej Rady Planowania IT. Format realizuje model danych EN 16931 i dopuszcza dwie składnie: UBL 2.1 i UN/CEFACT CII. XRechnung to czysty plik XML bez części graficznej. ZUGFeRD pochodzi od Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), które prowadzi go pod nazwą ZUGFeRD/Factur-X. To format hybrydowy: PDF/A-3 do czytania, w którym ta sama faktura jest osadzona jako XML. Jeśli obie części się różnią, według BMF obowiązuje ustrukturyzowana część XML. ## Peppol jako sieć dla e-faktur Peppol nie jest formatem pliku, lecz siecią ze wspólnymi regułami wymiany dokumentów handlowych. Prowadzi ją OpenPeppol, stowarzyszenie non-profit prawa belgijskiego. Firmy wysyłają i odbierają dokumenty przez wybranego, akredytowanego dostawcę usług Peppol. Technicznie transmisja odbywa się przez profil AS4, a odbiorców odnajduje się przez usługi katalogowe SML i SMP. Dla treści oznacza to: Peppol przenosi e-faktury, a komunikaty EDI podróżują zwykle przez AS2, OFTP2 lub SFTP bezpośrednio między partnerami. Niemiecka ustawa nie narzuca kanału przesyłania. Według BMF w grę wchodzą e-mail, interfejs, pobranie z portalu i inne drogi; który obowiązuje, ustalają strony umowy. ## Terminy obowiązku e-faktur w Niemczech i co dzieje się z EDI Od 1 stycznia 2025 roku przy transakcjach między przedsiębiorcami krajowymi w Niemczech co do zasady należy stosować e-fakturę. Dla wystawiania obowiązują według FAQ niemieckiego Ministerstwa Finansów okresy przejściowe: | Okres | Co obowiązuje według BMF | |---|---| | od 1.01.2025 | Każde krajowe przedsiębiorstwo musi móc odbierać e-faktury. Wystarczy do tego skrzynka e-mail. | | od 1.01.2025 do 31.12.2026 | Zamiast e-faktury każdy wystawca może wysłać inną fakturę: papierową zawsze, PDF i inne formaty tylko za zgodą odbiorcy. | | do 31.12.2027 | Wystawcy z obrotem w poprzednim roku nie wyższym niż 800 000 € mogą nadal wystawiać inne faktury. | | do 31.12.2027 | Procedura EDI, która nie spełnia i tak wymogów e-faktury, może być nadal stosowana. | | od 1.01.2028 | Wszystkie okresy przejściowe wygasają. Faktury między przedsiębiorcami krajowymi wystawia się wtedy jako e-faktury, wyjątki poniżej. | Wyjątki dotyczą między innymi faktur na małe kwoty do 250 € brutto i biletów. Szczegóły zawierają pisma BMF z 15 października 2024 roku i 15 października 2025 roku. **Czy faktura EDIFACT (INVOIC) może być stosowana po 2027 roku?** Według BMF jest to możliwe, jeśli spełnia warunki formatu uzgodnionego: wszystkie dane wymagane dla VAT muszą dać się poprawnie i w pełni przenieść z komunikatu do formatu zgodnego z EN 16931. BMF pisze dosłownie, że „z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden” mogą (na przykład procedury EDI takie jak EDIFACT mogą nadal służyć do e-faktur). Czy Państwa konkretna procedura to spełnia, zależy od treści komunikatu fakturowego i uzgodnień z partnerem. W Polsce obowiązują odrębne przepisy: według Ministerstwa Finansów faktury wystawia się obowiązkowo w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku w firmach, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 roku w pozostałych firmach. Uwaga: ta strona nie stanowi doradztwa podatkowego. W Państwa sprawie właściwy jest doradca podatkowy. ## EDI, Web-EDI czy e-faktura: porównanie | | EDI | Web-EDI | E-faktura | |---|---|---|---| | Dotyczy | wszystkich dokumentów (zamówienie, awizo wysyłki, faktura, harmonogramy) | wszystkich dokumentów oferowanych przez portal | tylko faktury | | Wprowadzanie | automatycznie z ERP | ręcznie w portalu | automatycznie lub w programie do fakturowania | | Integracja z ERP | tak | nie | zależnie od rozwiązania | | Format | określony przez partnera, np. EDIFACT, VDA | Państwa nie dotyczy | w Niemczech EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) lub format uzgodniony | | Obowiązek prawny | brak, ale wymagany przez klienta | brak | w Niemczech dla krajowych transakcji B2B, z okresami przejściowymi | | Typowy przypadek | wiele dokumentów, kilku partnerów | niewiele dokumentów, jeden klient | w Niemczech każda firma, najpóźniej od 2028 roku | Kto już wymienia z partnerem faktury przez EDI, zwykle nie potrzebuje dla tego partnera drugiej drogi. Kto musi tylko wysyłać faktury w ustrukturyzowanej postaci, a nie przetwarza automatycznie zamówień ani awiz wysyłki, poradzi sobie z rozwiązaniem do e-faktur i niekoniecznie potrzebuje EDI. ## Co z tego obejmuje edi-service.eu edi-service.eu to oprogramowanie EDI, które działa na Państwa własnym serwerze i którego konfigurację przejmuje AI. Portal Web-EDI dla partnerów nie wchodzi w zakres, podobnie jak dostęp do sieci Peppol czy do KSeF. Fakturę do partnera (INVOIC) platforma tworzy z danych Państwa ERP i wysyła uzgodnionym kanałem transmisji. Co obejmuje stała cena, opisuje sekcja [Cena](https://edi-service.eu/pl/#preis). Jeśli chcą Państwo sprawdzić, czy Państwa przypadek pasuje, można [wysłać zapytanie](https://edi-service.eu/pl/zapytanie/). ## Najczęstsze pytania ### Czy faktura EDI jest e-fakturą? Może nią być. Według § 14 niemieckiej ustawy o VAT wystawca i odbiorca mogą uzgodnić własny ustrukturyzowany format, jeśli wymagane dane da się w pełni przenieść do formatu zgodnego z EN 16931. BMF wymienia EDIFACT wprost jako przykład. Procedury EDI, które tego nie spełniają, są w Niemczech dopuszczalne tylko do końca 2027 roku. ### Czy Web-EDI wystarczy do spełnienia obowiązku e-faktur? To zależy od tego, co portal wysyła do odbiorcy. Jeśli tworzy ustrukturyzowaną fakturę w dopuszczalnym formacie, spełnia ona wymagania. Warto to wyjaśnić z operatorem portalu i doradcą podatkowym. ### Czy do e-faktury w Niemczech potrzebny jest Peppol? Nie. Ustawa nie narzuca kanału przesyłania; według BMF wystarczy na przykład wysyłka e-mailem. Peppol to jedna z kilku dróg, używana głównie wtedy, gdy partnerzy chcą być przez nią osiągalni. ### Czym różni się XRechnung od ZUGFeRD? XRechnung to czysty plik XML bez czytelnej części graficznej. ZUGFeRD to PDF z osadzonymi danymi faktury w XML. Według BMF oba spełniają wymagania e-faktury, ZUGFeRD od wersji 2.0.1 i nie w profilach MINIMUM i BASIC-WL. ### Czy muszę wprowadzić EDI, bo nadchodzi e-faktura? Nie. Obowiązek e-faktur dotyczy tylko faktur. EDI staje się zwykle konieczne, bo klient chce wymieniać elektronicznie zamówienia, awiza wysyłki lub harmonogramy dostaw. Co wtedy zrobić, opisuje strona [Klient wymaga EDI](https://edi-service.eu/pl/baza-wiedzy/klient-wymaga-edi/). ## Źródła - Bundesministerium der Justiz: „Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen”, (dostęp 16.10.2026) - Bundesministerium der Finanzen: „FAQ: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung”, (dostęp 16.10.2026) - Ministerstwo Finansów: „Zrozum KSeF 2.0”, (dostęp 16.10.2026) - KoSIT: „XRechnung”, (dostęp 16.10.2026) - Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): „ZUGFeRD”, (dostęp 16.10.2026) - OpenPeppol: „About OpenPeppol”, (dostęp 16.10.2026) - OpenPeppol: „Peppol eDelivery Network Specifications”, (dostęp 16.10.2026) - stratEDI (cctop): „Preisliste”, (dostęp 16.10.2026) - Markant: „WebEDI”, (dostęp 16.10.2026)